w jaki sposob przeswietli mnie audyt - CENTRUM WSPARCIA MENEDZERA

CENTRUM WSPARCIA MENEDZERA CX
Przejdź do treści

Menu główne:

w jaki sposob przeswietli mnie audyt

DYLEMATY ZARZADCZE > DYLEMATY ZARZADZAJACEGO
Jak audytor będzie dokonywał oceny?
 
W dużych komórkach organizacyjnych panuje powszechne przekonanie o tym, że co najwyżej raz na 12 miesięcy organizacja/ dział musi zostać oceniony przez profesjonalną komórkę kontroli. Czasami kontrola ta dotyczy wybranego elementu, innym razem całego spektrum spraw związanych z funkcjonowaniem  pracowników w firmie i funkcjonowaniem firmy z jej pracownikami.

Prawie nigdy nie jest tak, że audyt jest w stanie każdorazowo prześwietlić działania w pełnym zakresie. Z reguły prześwietla te, z którymi był jakiś problem wcześniej i/lub te, które zostały wylosowane wcześniej, do przeprowadzenia celowej i kompleksowej diagnostyki , wskazanego elementu.
 
Bardzo dobrą praktyką jest, kiedy równolegle prowadzi się diagnozę w wykorzystaniem różnych warstw organizacyjnych, organizacji. Te same pytania i zagadnienia są przedmiotem rozmów zarówno z pracownikami, jak i ich menedżerami. Odseparowanie od siebie osób odpytywanych, pozwala na zgromadzenie i zanalizowanie danych w sposób bardziej użyteczny, obiektywny, a z pewnością mniej stronniczy. Zwyczajowo jest tak, że dobra metodyka przeprowadzania audytu zakłada kilkukrotne zadawanie tych samych pytań w każdorazowo zmienionej formie, a następnie porównywanie treści odpowiedzi na nie udzielonych, w sposób krzyżowy. Czasami, takie postepowanie prowadzi do obnażenia ukrytych tajemnic i słabości.
 
Audytem mogą i powinny zajmować się osoby do tego odpowiednio przygotowane. To dokładnie tak samo, jak w przypadku testów psychologicznych. Nie przeprowadza się ich (bo absolutnie robić tego nie wolno) bez obecności psychologa, bo jest to  kolosalne naruszenie zawodowych zasad metodologicznych, które to naruszenie może powodować, że badanie staje się bezwartościowe. Dokładnie tak samo jest przy audytach: profesjonalny audytor musi przebywać stale z osobami poddawanymi audytowi. Powierzenie zbierania danych i ich analizy osobom nieprzygotowanym i niekompetentnym jest ewidentnym naruszeniem zasad właściwego postepowania.
 
Audyt nie może trwać zbyt długo, ponieważ warunki w funkcjonującej organizacji biznesowej, już po miesiącu kalendarzowym mogą być zupełnie inne , niż te panujące w chwili dokonywania badania.
 
Po przeprowadzeniu fazy gromadzenia danych, przystępuje się do fazy analitycznej, w czasie której może dochodzić do generowania dodatkowych potrzeb pogłębionego audytu i wykonywania dodatkowych czynności związanych z pogłębionym ich gromadzeniem. Nie należy tej sytuacji traktować nigdy jako nadużycie lub jakikolwiek błąd, bo jest to raczej pewna konsekwencja starań uzyskania w pełni obiektywnego rezultatu.
 
Po analizie następuje prezentacja zagadnień i wniosków, w obecności zainteresowanych. Raczej rzadko są nimi wszyscy pracownicy, zdecydowanie częściej są to sami menedżerowie, ewentualnie z pewna reprezentacją osób ze stanowisk pośrednich i samodzielni specjaliści.
 
Natomiast krótki raport końcowy , w formie pisemnej powinien być dostarczony także wszystkim pracownikom, objętym audytem. O jego treści jednak co najmniej współdecyduje menedżer. Elementem głównym tego raportu zawsze powinny być cele do osiągniecia, w zakładanym (np. kwartalnym czy miesięcznym) czasie.

Wyznaczenie przybliżonej daty kolejnego audytu tez jest czynnością ze wszech miar zalecaną. Następny audyt może, ale nie musi dotyczyć tej samej grupy zagadnień. Może być zupełnie inny… zwłaszcza wówczas, kiedy uda usunąć się konsekwentnie, dotychczasowe braki organizacyjne.
 
Wróć do spisu treści | Wróć do menu głównego