spotkania operacyjne - PORTAL CX-CEM

Menu główne:

spotkania operacyjne

Elementy obszaru CX > ZASOBY WIEDZY W FIRMIE

Przywództwo w zespole

Jak przebiegają i po co są zwoływane?

Spotkania operacyjne, to cykliczne spotkania grupy osób odpowiedzialnych za wykonywanie zadań, zakwalifikowanych jako istotne, ważne, niezbędne, celowe.

W zależności od stopnia w strukturze organizacyjnej , spotkania te mogą mieć charakter:

Spotkań cyklicznych ogólno organizacyjnych
Spotkań doraźnych , związanych z koniecznością natychmiastowej reakcji na niezaplanowane wydarzenia (personalne, organizacyjne, okolicznościowe)
Spotkań cyklicznych celowych, związanych z realizacja konkretnych przedsięwzięć
Spotkań doraźnych celowych, wymuszonych zdarzeniami nieprzewidywanymi, które wymuszają natychmiastową reakcję

UWAGI DO ORGANIZACJI SPOTKAŃ W FIRMIE

Niezależnie od tego na jakim szczeblu hierarchii i organizacji spotkanie jest organizowane zawsze musi mieć organizatora, osobę odpowiedzialna za jego przebieg. Nie zawsze osobą ta musi być osoba zajmująca najwyższe stanowisko w hierarchii firmy lub działu, należy jedynie dbać by osoba rozgrywającą był ktoś, kto najwięcej skorzysta z jego przeprowadzenia. Może nim być dyrektor, menedżer lub PM (projekt menedżer) , a nigdy nie będzie nim ktoś ze szczebla nie menedżerskiego. Nie będzie nim ani asystent, ani kierownik, ani specjalista. Gospodarzem musi być ktoś, kto jest w stanie podejmować decyzje organizacyjne (hierarchia stanowisk w firmie-link)
Spotkanie powinny trwać wystarczająco długo by omówić wszystkie zaplanowane tematy i dostatecznie krótko, by nie odciągać niepotrzebnie menedżerów i pracowników od ich codziennych , bieżących zadań.
Spotkanie miesięczne czy nawet kwartalne nie powinno trwać dłużej niż 2 godziny, a spotkanie tygodniowe lub miesięczne , co najwyżej godzinę ( zakładając, że liczba spraw istotnych nie będzie dłuższa niż 4-6 pozycji)
Przed każdym spotkaniem, jego gospodarz musi przesłać stosowane materiały do wcześniejszego przeanalizowania. Rozmowa wówczas przebiega według klucza: zgoda-niezgoda/dyskusja- wnioski lub przeniesienie
Jeśli uczestnicy zaskakiwani są tematami o istnieniu lub konieczności omówienia ich nie wiedzieli, wówczas spotkanie niepotrzebnie się wydłuża i nie jest efektywne.
Nie powinno się stosować zasady, ze harmonogram dostarczany jest w chwili rozpoczęcia spotkania, chyba ze mamy do czynienia ze spotkaniem doraźnym a nie planowym.
Każdy uczestnik, wymieniony wśród listy uczestników powinien mieć prawo głosu na spotkaniu. Osoby nawet referujące, ale które nie były zaanonsowane, jako uczestnicy, prawa takiego nie mają. Chyba, ze występują w imieniu i na rzecz osoby wymienionej we wcześniejszej korespondencji/dokumentacji.

(technika prowadzenia spotkania operacyjnego link)

Porównując zalety i wady organizowania spotkań , można przyjąć ogólny obraz ich oceny:

MINUSY

Konieczność zebrania w jednym miejscu i czasie wielu osób
Konieczność oderwania się od spraw doraźnych
Strata czasu na wysłuchiwanie spraw nieistotnych lub małoistotnych, dla niektórych uczestników
Konieczność zarezerwowania i przygotowania miejsca umożliwiającego przebieg spotkania

PLUSY